Polityka prywatności

1. Zakres i administrator danych

Ta informacja dotyczy serwisu i zgłoszeń zainteresowania planowanym spotkaniem XPADIA w Londynie. Data i miejsce nie są jeszcze ustalone. Zgłoszenie nie stanowi zaproszenia, rezerwacji ani potwierdzenia udziału. Formularz nie zbiera zgód marketingowych, zgody na wizerunek ani akceptacji regulaminu Warszawy. Dokumenty i zgody dotyczące wydarzenia w Warszawie z 6 października 2026 zachowują swój dotychczasowy zakres.

Administratorem danych jest XPADIA LTD, spółka prawa cypryjskiego zarejestrowana 6 marca 2023 r. pod numerem HE 444439. Siedziba: Mykinon 12, Floor 6, 1065 Nicosia (Lefkosia), Cypr. Adres korespondencyjny: Labs Tower, 4 Fotie Pitta, 1065 Nicosia, Cypr. EU VAT: CY60014811J. Kontakt: info@xpadia.com.

AVATARLAND sp. z o.o., ul. Trybunalska 46, 60-325 Poznań, KRS 0000099765, NIP 7792167451, obsługuje serwis i zgłoszenia na zlecenie XPADIA oraz według jej instrukcji. Kontakt pomocniczy: info@MocneStronyCypru.pl.

2. Dane, cele i podstawy przetwarzania

Z formularza otrzymujemy imię, nazwisko, firmę, stanowisko, e-mail, telefon z kierunkowym kraju, uzasadnienie zainteresowania oraz informację, czy zgłoszenia dokonuje sama zainteresowana osoba, czy jej upoważniony przedstawiciel; w drugim przypadku także imię i nazwisko przedstawiciela. Zapisujemy język, czas, numer i identyfikator edycji zgłoszenia oraz wersję informacji o prywatności. Nie podawaj danych o zdrowiu, dokumentach tożsamości ani innych danych szczególnie wrażliwych.

Przetwarzamy te dane, aby obsłużyć zgłoszenie, odpowiedzieć, przekazać ustalone szczegóły tego spotkania i indywidualnie rozpatrzyć możliwość udziału. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes XPADIA w organizacji spotkania biznesowego i obsłudze dobrowolnych zgłoszeń. Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi formularza. Nie podejmujemy decyzji o zaproszeniu wyłącznie automatycznie.

Dane techniczne, w tym adres IP, informacje o żądaniu i przeglądarce oraz dane sesji, są przetwarzane w zakresie potrzebnym do działania i bezpieczeństwa serwisu, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli konkretny obowiązek prawny wymaga przechowywania określonych danych, zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Zgłoszenie zainteresowania nie jest zgodą na ogólny marketing ani przekazywanie danych deweloperom i partnerom do ich marketingu. Nie jest też wpisem na listę potwierdzonych uczestników.

Jeżeli dane przekazuje przedstawiciel, źródłem jest ta osoba. Prosimy ją o przekazanie zainteresowanemu tej informacji. Administrator realizuje również własne obowiązki informacyjne wobec osoby, której dane dotyczą, w terminach określonych w art. 14 RODO.

3. Odbiorcy, zapis i okres przechowywania

Dostęp mają XPADIA, AVATARLAND i upoważnione osoby obsługujące zgłoszenia oraz niezbędni dostawcy hostingu i poczty, w tym dhosting. Dane mogą otrzymać doradcy prawni lub właściwe organy, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa i konieczność. Podmioty przetwarzające działają na udokumentowane polecenie administratora.

Każde przyjęte zgłoszenie jest najpierw zapisywane jako osobny plik JSON w prywatnym katalogu serwera poza public_html, a następnie wysyłane e-mailem z załącznikiem JSON do obsługi. Awaria poczty nie usuwa zapisanego zgłoszenia. Archiwum nie jest publiczne ani automatycznie przekazywane partnerom. Przechowujemy też status przekazania wiadomości do systemu pocztowego.

Dane są przechowywane przez okres potrzebny do rozpatrzenia zgłoszenia i organizacyjnego kontaktu dotyczącego spotkania. Po zakończeniu obsługi, rezygnacji ze zgłoszenia lub odwołaniu planowanego wydarzenia usuwane są dane, które nie są już potrzebne. Dłużej mogą pozostać tylko informacje konieczne do wykonania obowiązków prawnych lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, w granicach właściwych terminów. Kopie zapasowe i logi mają ograniczony dostęp i podlegają cyklom retencji dostawców; o szczegóły można zapytać administratora.

4. Sesja i statystyki strony

Niezbędny plik sesyjny CYPRUSEVENT zabezpiecza formularz oraz pozwala pokazać błędy i potwierdzenie. Na HTTPS ma atrybuty Secure, HttpOnly i SameSite=Lax. Blokada sesji może uniemożliwić wysłanie formularza. Nie używamy reklamowych plików cookies ani profilowania reklamowego. Zdjęcia i fonty są lokalne.

Cloudflare Web Analytics działa domyślnie na domenach z włączonym pomiarem. Według dokumentacji dostawcy nie używa cookies ani pamięci przeglądarki do pomiaru. Rejestruje statystyki stron, źródeł wejścia, urządzeń i wydajności. Nie przekazujemy mu treści formularzy, nazwisk, e-maili ani telefonów i nie łączymy statystyk ze zgłoszeniami. Podstawą przetwarzania danych osobowych, o ile występują, jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes w analizie i usprawnianiu serwisu. Skrypt można zablokować bez blokowania formularza.

Dostawcą jest Cloudflare, Inc., USA. Dane techniczne mogą być przetwarzane poza EOG; zastosowanie wymagają właściwe mechanizmy ochrony, np. decyzja o adekwatności lub standardowe klauzule umowne. Informacje o stosowanym mechanizmie i kopie zabezpieczeń można uzyskać od administratora. Zobacz dokumentację analityki i politykę Cloudflare. Przekazanie danych z Polski lub Niemiec do XPADIA na Cyprze samo w sobie nie jest transferem poza EOG.

5. Twoje prawa i kontakt

W przypadkach przewidzianych w RODO przysługują prawa dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie ze względu na swoją szczególną sytuację oraz zrezygnować z zainteresowania spotkaniem. Kontakt: info@xpadia.com lub info@MocneStronyCypru.pl.

Możesz złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie zwykłego pobytu, pracy lub zarzucanego naruszenia, np. do organu ochrony danych w Niemczech, Prezesa UODO lub organu cypryjskiego. Wnioski obsługiwane są bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z uwzględnieniem dopuszczalnych prawem przedłużeń. Nie wymagamy rutynowo kopii dokumentu tożsamości.